Vi lät ChatGPT sammanfatta de nio blogginlägg vi gjort under hösten 2023 under temat "När du bestämt dig för att göra skillnad med rätt förutsättningar i städbranschen."
Lägligt nog körde Almega Serviceföretagen ett webbinarim igår om just upphandlarens roll att bidra till en sundare städbransch. Bra! Vi på Avista kallar det målet för #FairPLay: en status där alla vinner utan att det sker på någon annans bekostnad. Det är vår vision.
Webbinariet finner du här: https://www.youtube.com/watch?v=IB_gckX5NI8
Vi har även skrivit en separat reflektion om det webbinariet.
Våra nio perspektiv och bloggar ger ökad tydlighet på de förutsättningar som krävs
Vad kräver Fair Play generellt i städbranschen?
Hållbara digitala scheman för leverantör
Skapa en famtidssäker verksamhet idag
Digitala arbetsordrar från verksamhet
Flexibla arbetsordrar för leverantören
Hållbara avtal i praktiken
Digitala förutsättningar för Fair Play sker redan vid upphandling
Lokalvårdaren, kvalitet och kommunikation
Problemen Avista löser med en integrerad, beprövad helhetslösning i molnet
Se sammanfattningen nedan som en inspiration från nio håll! Vi tar gärna ett möte om det goda exemplet som alla våra kunder är.. Hör av dig i tid innan du upphandlar! Nyttokalylen är stor oavsett var du börjar för att framtidssäkra dig. .
1.Fair Play: från övertid till tid över inom städbranschen
Skapa örnkoll genom ökad digitalisering
Efter tjugo års erfarenhet erbjuder Avista Time en helhetslösning inom städbranschen med ökad transparens genom digitalisering, vilket vi kallar "örnkoll" (för alla parter)
Fair Play inom städbranschen
Fair Play involverar köpare, leverantörer och utförare samt kräver kalibrering och synliggörande av data för att alla parter ska vinna.
Håll Sverige Renare genom ”Fair Play”
Konceptet "Håll Sverige Renare" bygger på rimliga krav, görbara arbetsordrar och skälig ersättning via Fair Expectation, Fair Commitment och Fair Compensation.
Utmaningar och lösningar i städbranschen:
Städbranschen är underdigitaliserad, och det finns en svaghet bland upphandlare att förstå dynamiken på grund av upplevd komplexitet.
Digitaliseringen möjliggör lösningar för ökad social och klimatmässig hållbarhet samt ökad flexibilitet för alla.
Kvalitet(arbetetet) kostar, men det är samtidigt lönsamt
Kvalitetsuppföljning finansierar digitalisering och engagerar alla parter.
Att följa upp avtal handlar om att följa upp kvalitet. Detta blir mycket kostnadseffektivt genom digitalisering. Det är enklare än alla tror och roligt
Digitalisering är en lönsam affär för alla
Digitalisering av städbranschen är en lönsam affär där alla parter blir vinnare.
Region Västmanland med sin upphandling av full digitalisering hade stöd av en stark nyttokalkyl, en självfinansierande transformation utan behov att anställa fler.
Tiden är demokratisk
Avista Time betonar vikten av att använda tiden rätt. Digitaliseringen driver produktivitet och skapar möjlighet att använda tiden på ett meningsfullt sätt.
Reflektion över övertid och tidsanvändning:
Avslutas reflekterar över vad man skulle göra med 20-30% eller nästan 100% mer tid (administrativt) och betonar att tiden är det mest demokratiska vi alla har.
Frågan är hur vi använder den optimalt
2. Fair Play teori: Gör skillnad med hållbara och balanserade scheman!
Effektiv tidsanvändning (vem & när)
Målet är att använda tid effektivt för affärsutveckling eller produktivitet.
Digitalisering och flexibla arbetsscheman behövs för branschens utveckling.
Trender och utmaningar
Inflation och prispress påverkar behovet av ökad kostnadseffektivitet
Digitalisering ger konkurrensfördel och är nödvändig för framgång.
Personalhantering
Viktigt att behålla och engagera personal med attraktiva scheman och löner
Social hållbarhetsrapportering och behovsbaserad städning kräver flexibilitet
Optimering och flexibilitet
Optimering av rutter och scheman ökar lönsamheten och minskar klimatavtryck
Leverantörer anpassar efter kundens flexibla behov utan att skada personalens privata intressen och trygghet
Kostnadseffektivitet
Digitala arbetsordrar & schema optimerar kostnader och ökar produktivitet.
Personalfaktorer
Hållbara scheman minskar övertid och stress, ökar produktivitet, minskar personalomsättning samt möjliggör en hållbar livssituation för lokalvårdare
Check In - Check Ut:
Noggrannhet vid mätning av tid och kvalitet är viktigt för att undvika fel och överleverans och lärande om respektive objekts behov över tid
Trygghet med ökad synlighet trots ensamhet
Regioners uppdrag skiljer sig inte från andra köpare
Risken för överleverans är stor utan hållbara scheman och arbetsordrar
Behovet av en partnerbaserad dialog är lika
Produktivitet och kontinuitet är basen för upplevd kvalitet
Produktiviteten ökar avsevärt med hållbara, digitala och synkade scheman.
Framtida utmaningar är många
Kommande utmaningar inkluderar pensionsavgångar, minskad arbetskraftstillgång, sänkta budgetar, hållbarhetsrapporteringar samt är behovsbaserade
Det måste få ta den tid som krävs men den digitala omställningen kan inte vänta ytterligare en avtalsperiod
3. Framtidssäkra verksamheten med flexibla och hållbara arbetsscheman i praktiken
Digitala arbetsscheman
Effektiviserar verksamheten på flera nivåer
Skapar konkurrenskraft och minskar administration
Bemötande av behov
Avista tillhandahåller lösningar för hållbara scheman för olika intressenter
Positiva effekter inkluderar ökad kontroll, insyn samt minskad administration
Lönsamhet och ökad produktivitet
Ökad tydlighet och sammanhållet schema ökar lönsamheten
Förväntas öka produktiviteten med 20 - 30% och optimerade rutter
Social hållbarhet
Hållbara scheman gynnar personalen och leverantörer; ökar lönsamheten radikalt
Potentiell kravställning från på social hållbarhet i värdekedjan framöäver (ESRS) .
Hållbara scheman:
Görbart och rimligt arbete med rimlig ersättning och ett drägligt tillvaro (FN)
Kalibreras och optimeras löpande, ökar produktiviteten och reducerar övertid
Flexibel personalplanering
Möjliggör ad hoc förändringar och simulering av grundschema
Digital signering och ökad transparens minskar administration vid onboarding
Snabb bemanning och tidsregistrering
Optimerade scheman ger bättre beläggning och mer fakturerbar tid
Enkel och rättvisande tidsregistrering via mobil
Schemahantering
Skapar grundscheman och möjliggör ad hoc förändringar.
Automatisk digital planering minskar administration och ger ökad insikt.
4. Från noll koll till örnkoll på instruktioner och digitala arbetsordrar
Effektiv lokalvård genom ökad digitalisering
Digitala arbetsordrar och scheman effektiviserar lokalvårdsverksamheten.
Rätt plats, tid, utrustning och åtgärder kräver tydliga och uppdaterade instruktioner.
Vikten av digitala lokalregister
Ett uppdaterat och noggrant digitalt lokalregister är grundläggande.
Dynamiska och transparenta register mellan parter underlättar för alla.
Behov av uppdaterade instruktioner:
Lokalvårdarens skicklighet eller rädsla för fel påverkar tid, kvalitet och rätt prio.
Tydliga instruktioner är nödvändiga för att undvika överleverans och felaktig avvikelsehantering.
Behovsbaserad städning och green cleaning
Behovsbaserad städning och green cleaning är två starka trender
Uppdaterade digitala lokalregister samt gemensam kalibrering löpande förfinar hållbara scheman och kostnadsoptimering under avtalsperiod och över årstider
Samarbete om totala kostnader
Kund och leverantör kan tillsammans räkna ut total skälig kostnad per objekt
Uppdaterade register möjliggör kalibrering och ökad koll för båda parter
Förändringar i arbetssätt och teknik
Robotar, IoT och annan mätning av klimatpåverkan blir allt viktigare
Tydliga instruktioner och engagemang
Tydliga instruktioner minskar överleverans och ökar engagemang
Digitalisering och transparent kommunikation kan minska sjukfrånvaron
Synergier och nyttokalkyl
Tydliga arbetsordrar, minskad överleverans och ökat engagemang medför?
Lägre personalkostnad och ökad nyttokalkyl blir möjligt genom tidig digitalisering.
Fair Play och digitalisering
Fair Play innebär rätt förväntningar, rätt åtaganden och rätt kompensatio
Digitala arbetsordrar är nyckel förframgångsrik övergång till digitalisering
Uppmuntran till handling:
Kalibrera uppdraget tillsammans me rätt förutsättningar för en effektiv verksamhet
Små procentuella förbättringar får snabbt betydande ekonomiska fördelar
5. Framtidssäkra verksamheten i städbranschen med flexibla arbetsordrar i praktiken
Tydlighet och notivation:
Låg tydlighet kan vara demotiverande på arbetsplatsen.
Digitala arbetsorder ger objektivitet och tydlighet.
Tidsoptimering för lönsamhet
Avista fokuserar på att effektivt hantera tid för att skapa lönsamhet.
Tydliga arbetsordrar kopplar samman kundens avtal med leverantörens schema.
Tydliga instruktioner
Undvika fel insats
Avvikelsehantering och realtidsuppdateringar underlättar kommunikation
Flexibilitet och tilläggstjänster
Pandemin har ökat efterfrågan på tilläggstjänster / integrerade tjänster
Möjligheten att köpa en komplett teknisk lösning betonas
Översikt i ärendehantering , kundportal, leverantörsportal
Intelligent mänsklig logistik blir socialt hållbar
Arbetsordern är kärnan i den operativa modellen (vad / hur / när)
Social hållbarhet kräver rättvisa i förväntningar, åtaganden och kompensation
Utrymme för insikt, reflektion och gemensamt lärande baserad på trovärdig data.
Optimering och integration
Avista täcker alla verksamhetsprocesser inom lokalvården
AI optimerar och automatiserar, lägger grunden för framtida insikter
Integration av lokalregister, scheman och kontrakt möjliggör kalibrering.
Transparens och sammanhållen städplanering
Transparens möjliggör kalibrering av frekvenser och kvalitetskrav
Sammanhållet schema ger lokalvårdaren hög debiteringsgrad
Engagemang och produktivitet
Lokalvårdaren ska ha och kan få rätt förutsättningar till skälig ersättning.
Ökat engagemang och produktivitet sänker (sjuk)frånvaro.
Kontinuitet skapar igenkännedom, trugghet och kvalitet
Städplanering och hinderrapportering
Städplaneringen baserad på standard och uppdaterat, digitalt, loikalregister .
Avista-appen möjliggör hinderrapportering och ökad transparens.
6.Upphandla hållbara avtal med rätt förutsättningar
https://www.avistatime.com/post/upphandla-och-avtala-r%C3%A4tt-f%C3%B6ruts%C3%A4ttningar-inom-st%C3%A4dbranschen.
Upphandla digital lokalvård
Förespråkar digitalisering av lokalvårdsprocesser genom upphandling
Kräver verksamhetskunnig upphandlare med rätt ingångsvärden
Lyckad upphandling ger hållbara avtal och partnerskap
Otydlighet inför nytt skapar utrymme för förbättring
Utmaningar i lokalvårdsbranschen:
Stora förändringar med minskande budgetar och ökade krav
Ökad digitalisering är en kritisk faktor i lösningen för alla utmaningar
Inflation, höjda minimilöner, och behovsbaserad städning
Fördelar med digitalisering:
Ökad lönsamhet, professionella parter och självfinansierande projekt.
Personaleffektivitet, minskad sjukfrånvaro, och ökad kvalitet
Flexibilitet och hållbarhet förbättras genom ökad automatisering
Avtalsuppföljningens syfte
Säkerställa överenskomna tjänster är skäliga
Skapa förutsättningar för en partnerskapsdialog
Under pandemin blev lokalvårdarnas flexibilitet och engagemang tydligt synliga och värdefulla vilket kan säkerställas med bättre avtal
Slutsats om avtalsuppföljning från kvalitativ studie med regionerna 2021
Regioner grupperades baserat på digitaliseringsgrad och leveransform.
"Ensam är Stark?" - "Vi & Dom" - "Stolt Pionjär"- "Business Control".
Bästa partner-relationen uppstod när både kund och leverantör var digitaliserade
Nästa steg och rekommendationer
Digitalisering och synligt ledarskap är nycklar till framgång
Vikten av att förstå och mäta vad som kan digitaliseras framhåll.
Samarbete med erfarna aktörer som Avista rekommenderas för att påbörja eller fortsätta digitaliseringsresas så snart som möjligt då nyttan är så stor.
7. En bra upphandling leder till Fair Play!
Nyttokalkylen för digitalisering är betydande
Tidig påbörjan av digitalisering resulterar i snabbare realisering av fördelarna
Avsevärd konsekvenskostnad av att vänta
Självfinansierande projekt som inte behöver en budget
Uppmaning till upphandlare och verksamhetschefer
Överväga digitalisering snarast
Börja någonstans
Erbjud stöd och lösningar för att hantera motstånd och organisatoriska utmaningar.
Rationella värden och emotionella motstånd
Målet bör vara att bemöta både rationella och emotionella pespektiv (oro/risk)
Man kan motivera, finansiera och driva digitaliseringsprojekt
Avista's erfarenhet och lösningar
Avista' erbjuder helhetslösningar,direkt och indirekt (via leverantörer.) till kund
Kunskapsutbyte runt krav, specifika frågeställningar och utmaningar.
Fokusera på mål, avtal och krav
Rekommenderar diskussioner om mål, utmaningar, avtal, och olika krav.
Vägledning om hur man undviker vanliga misstag och hanterar risker i implementationsprocessen.
Stöd och utbildning efter go live
Betonar vikten av support och fortsatt utbildning i digitaliseringsresan .
Erbjuder översikt över vad som måste fungera och hur man når bästa resultat.
Social hållbarhet och framtida rapporteringskrav
Illustrerar hur digitaliseringen är adderar värde till kommande sociala hållbarhetsrapporter (ESRS S1 och S2)., som arbetsivare eller leverantör
Erbjuder demonstrationer och möjlighet att ställa unika frågor.
8. När osynlig (lokalvårdare) blir synlig och delaktig
Synlighet och delaktighet följer med ökad digitalisering:
Synlighet och delaktighet är viktig i lokalvården när envar ofta jobbar ensam
Avista ChatAvT och kvalitetsuppföljning främjar engagemang genom ökad synlighet samt skapar förutsättningar för framtida sentiment analys
Välmående och engagemang
Välmående drivs av upplevd självkontroll, inflytande och meningsfullhet
Behovet av att skapa förutsättningar för lokalvårdspersonal att trivas och känna sig delaktiga är viktigt för ökat engagemang, likt alla yrkesroller
Utmaningar inom lokalvård
Låga löner, fragmenterade shema. stress och otydlighet
Viktigt att synliggöra lokalvårdarnas insatser och skapa en positiv arbetsmiljö
Pandemins påverkan och engagemangshöjning:
Pandemin påverkade lokalvårdarna positivt (!) med ökat deras engagemang.
Mer engagerand, stödjande arbetsmiljöer främjar produktivitet och välmående.
Avista ChatAvT är en inkluderande och enkel lösning på alla språk
Avista ChatAvT är ett verktyg för enkel kommunikation mellan alla språk
Regelbundna konversationer och stöd skapar en positiv arbetskultur.
Kvalitetsuppföljning för realtidsåterkoppling
Avista kvalitetsuppföljning spelar en viktig roll i realtidsåterkoppling.
Stöd för ökad insikt, tydlighet och kontinuerlig utveckling
Förbättring av arbetstagarnas röst och delaktighet:
Lyssna på arbetstagarnas röster och inkludera dem i beslutsprocessen.
Förenkla samverkan mellan alla aktörer: HR, leveransansvariga och kunder ---
Digitaliseringen driver ökat välmående
Digitalisering som Avista erbjuder, är nyckeln till förbättring av arbetsmiljön.
Påbörja digitaliseringsresan för att främja engagemang och välmående nu
9 Problemen Avista löser för branschen är många
Konsolidering av fragmenterade system
En integrerad, beprövad helhetslösning för effektivisering:
En SaaS och kompletterande konsulttjänster för Intelligent Human Logistics
Utmaningar och trender inom resursintensiva verksamheter:
Lokalvård, facility management och äldreomsorg står inför gemensamma utmaningar inklusive tid-, resurs- och kostnadspress.
Människan är kärnan i verksamheten
Människor och arbetslag representerar kvalitet och resultat inom dessa branscher.
Tydliga förväntningar och rätt förutsättningar > ökad kundnöjdhet och hållbarhet.
Många gemensamma utmaningar:
Branschen brottas med många utmaningar som dåligt rykte, underdigitalisering och otillräckliga rutiner.
Avista adresserar utmaningar med ökad samsyn:
Avista strävar efter att skapa förutsättningar för alla parter att göra ett bättre arbete genom samsyn på tid och arbetsorder.
Digitaliseringens roll:
Digitalisering är nödvändig för ökad effektivitet, kvalitet, och avtalsuppfyllnad.
Fördelen med Avista skapar ökad professionalism och ökad enkelhet.
Tålamod, intelligens och mänsklighet …
Avistas kvaitetsord tålamod, intelligens och mänsklighet får full effekt avseende arbetsmiljö och samhälle.
Ett ökat fokus på det mänskliga gör alla mer framtidssäkra och socialt hållbara.
… kompletterat med enkelhet
Enkelhet är nyckeln för ökad intelligens, tålamod och mänsklighet
Det som är enkelt är roligt att göra
Emotionella faktorer är starka incitament för digitalisering
Avista är redo. Är du?
Beslutsfattare måste övervinna emotionella hinder och se digitaliseringens fördelar.
Alla som som överväger att upphandla digital lokalvård bör ta kontakt
Vänta inte för långe! Hör av dig innan du upphandlar! Vad funderar du mer på?
Avista