top of page

Framtidssäkra verksamheten i städbranschen med tydliga arbetsordrar i praktiken

Uppdaterat: 5 okt. 2023

Låg tydlighet är - efter dåligt ledarskap - den största de-motivatorn på arbetsplatsen. Man kanske kan överleva en dålig chef så länge man kan fokusera på sin arbetsuppgift. Att inte riktigt veta vad man skall göra är stressande och leder ofta till depression. Klart ingen har just "noll koll". En uppdaterad, digital, arbetsorder är däremot helt objektiv, tydlig och det finns därmed inga utrymmen för tolkningar, åsikter, tveksamheter eller gissningar om vad som skall göras. Då vet lokalvårdaren även när hen är klar och kunden har samma förväntningar..


Avista skapar lönsamhet genom att ta vara på tiden. Har alla örnkoll vinner alla.


Rädslan flr att göra fel skapar tveksamhet. Tveksamhet kostar. Tydliga instruktioner är viktigt för den som skall utföra jobbet. Med pressade löner vill ingen göra fel. Går det inte att utföra arbetet gör lokalvårdare / kund snabbt en avvikelserapportering så att alla är uppdaterade. I realtid. Detta blir senare en referens för kvalitetsuppföljning. Vill kunden köpa tilläggstjänster när ändå lokalvårdaren är där eller på grund av hinder så skall detta vara lätt. Under pandemin blev detta behov tydligt i realtid. Dessa mertjänster eller tilläggstjänster tror vi dessutom kommer att öka framöver i samband med att man alltmer köper en funktion som kn kompletteras med annat än just städning, som t.ex. patient transport.


Arbetsordern utgör kärnan i den operativa modellen för mänsklig logistik inom städ

Avista täcker idag samtliga verksamhetsprocesser kopplat till kärnverksamheten inom städ. Vi har anpassat lösningen under 15 år för att skapa nytta för samtliga roller. Från kvalitetskontroll utifrån objekt i realtid till digital incheckning, chatt och uppföljning av lönsamhet per objekt.


Kärnan i detta är tiden och hur den används. Alla vill få tid över. Tiden måste mätas och tilldelas, förfinas för att kunna nyttjas optimalt. Kunden köper tid som skall användas optimalt i en bransch med låga marginaler eller minskat budgetutrymme. Således har alla optimeringar och avvikelser mycket stor påverkan som kan leda till viten, missnöjda kunder och dålig lönsamhet vilket leder till pressade löner. Den positiva effekten när man gör rätt medför lönsamhet eller arbete inom budget. Har man olika perspektiv på vad så hur uppstår en konflikt.


Rätt tid. Rätt plats. Rätt förutsättningar.


Avista arbetsorder knyter ihop kundens avtal med leverantörens schema. Avista integrerar lokalregistret md valda scheman och kontraktet för att kunna kalibrera och optimera med AI.


För att få full effekt av denna integration måste informationen om objekten vara uppdaterad, relevant och trovärdig då den används i både kundportal såväl som leverantörsportal. Denna då 100 % trovärdiga information blir vidare referensunderlag för kommande sociala hållbarhetsrapporteringar (ESRS S1 & S2) när kund och leverantör skall visa hur de skapar FairPlay för all parter oavsett om det är den egna personalen (A1) eller personal i värdekedjan (S2) som utför arbetet.:


Social hållbarhet innebär att den enes framgång inte sker på någon annans bekostnad:

Fair Play = Fair Expectations (ordrar) + Fair Commitment (avtal) + Fair Compensation (lön)


Avistas arbetsordrar speglar kontraktet och synkroniseras med bemanningplanering

  • kontraktet fördelas på olika kundtyper där det framgår vad som är basutbud, PU, tilläggstjänster och frekvensökningar, kostnader och städ-tider för dessa

  • olika kundtyper kopplas till olika priser, kvalitets- och hygiennivåer samt frekvenser

  • det är möjligt att fördela gemensamma areor till mer än en kund

  • tydlig grundbeställning speglas i varje arbetsorder

  • möjlighet till tilläggsbeställning

  • möjlighet att skapa avvikelse i uppdraget

  • möjlighet att skapa, debitera, ändra, förlänga, säga upp dessa tjänster

  • skapa faktureringsunderlag/debiteringsunderlag med automatisk koppling till ekonomi

  • priser ska kunna baseras på timpris samt kvadratmeterpris

  • lagra historik för uppföljning, analys och reflektion

  • insikt i realtid

  • vid tveksamhet om prioriteringar vid avvikelser kan lokalvårdaren kommunicera med teamledare eller kund med Avista ChatAvT på alla språk och till exempel initiera tilläggsbeställning direkt

  • ökat tydlighet minskar överleverans där onödig tid läggs på fel saker (utanför kontrakt)

Den stora nyttan med denna örnkoll är att kund och leverantör tillsammans kan kalibrera uppdraget avseende frekvenser och kvalitetskrav för att utnyttja den kontrakterade tiden optimalt. Detta är lättare än man tror om man har digital och trovärdig data och effekten av denna förmågan är stor.


En effekt vi vill understryka är när uppdraget blir sammanhållet i tid och rum utan större luckor och ställtider kan den enskilde lokalvårdaren få ett sammanhållet schema, hög debiteringsgrad och därmed en tryggare vardag.


I slutändan handlar det om att ge lokalvårdaren rätt förutsättningar mot en skälig ersättning för att göra ett bra jobb, synas, känna sig trygg och delaktig. Först då kan alla bli glada. Det är Fair Play. Med ökat engagemang och produktivitet följer oftast minskad sjukfrånvaro och behovet att timanställda som i sin tur medför merkostnader och lägre kontinuitet.


Städ-planeringen skall vara tydlig för ökad kvalitet och minskad överleverans

  • städbehoven definierar prioriterad tidsåtgång, utrustning, metoder och resurser

  • städplanering sker utifrån SS INSTA 800, DS 2451-10 och/eller kommande SIS-standard inom sjukhusstädning (SS 8760014), metoder/inredning där rum klassificeras enligt detta, avverkningsgrader (antal städade kvadratmeter per timme och rums-typ) där data hämtas ifrån städ-kontrakt

  • städ-områdena skapas utifrån ritning/fastighetsdata som underlag för resursplanering

  • planering, utförande och beräkning av tidsåtgång för daglig städning, tilläggstjänster och PU för att uppfylla kvalitets- och utförandekrav enligt SS INSTA 800 och DS 2451-10, SS 8760014 eller eget system

  • rum klassificeras: SS INSTA 800 , DS 2451-10, SS8760014 eller metod/inredning.

  • tid beräknas och anges i sekunder, minuter, timmar för samma noggrannhet som yta och avverkningsgrad

  • Avista-appen speglar städplanering samt objekt- och rumsdata

  • hinderrapportering/avvikelser på rum/städområdesnivå är möjlig för alla parter och medför ökad transparens

  • tilldelning av arbete kan göras till medarbetare el grupper

  • personaldata och kompetens kan tilldelas medarbetarna

  • övergripande planering visualiseras med klickbara rumsvyer och kartor med färgsättningar

Vi demonstrerar detta helst tillsammans med dig i stället för att visa lösryckta skärmvyer. Hör av dig när du bestämt dig för att skapa rätt förutsättningar för att alla skall kunna göra ett bra jobb med tydliga arbetsordrar!

- Avista

Senaste inlägg

Visa alla

Comments


bottom of page