top of page

Från noll koll till örnkoll på instruktioner och digitala arbetsordrar

Uppdaterat: 5 okt. 2023


Ett objekt består av ett antal lokaler med olika egenskaper. Förväntan på hur rent det egentligen skall vara varierar. Att vara på rätt plats, i rätt tid med rätt utrustning och dessutom göra rätt saker förutsätter tydliga och uppdaterade instruktioner. Varje dag. Graden av lokalvårdarens skicklighet definierar hur snabbt det går att uppnå önskat resultat. Lokalvårdarens rädsla att göra fel lämnar inget utrymme för feltolkningar. I slutändan handlar det om nedlagd tid och kvalitet mot förväntan. Det handlar om kundens förväntningar och att leverantörens åttagande är i balans mot en skälig kompensation som i slutländan medför en skälig ersättning till lokalvårdaren. När det inte fungerar så städas det för mycket helt enkelt. Just det senare fenomenet kallar vi för överleverans.




Ett uppdaterat och tillräckligt noggrant digitalt lokalregister är basen för allt


Är detta register digitalt kan det även bli dynamiskt och transparent mellan alla parter. Om du har pärmar är det inte dynamiskt och sannolikt är det inte heller uppdaterat hela tiden. Sitter instruktionerna i huvudet på folk blir du dessutom personberoende.


Är det uppdaterat? Vem uppdaterar ?


Lokalvårdarna är de som oftast betraktar respektive objekt ur ett städperspektiv. Kanske bör dessa register uppdateras löpande av de som nyttjar och/eller underhåller ytorna? Hur man än vrider på uppdraget måste man någon gång uppskatta eller verifiera avverknings- och kvalitetskrav per objekt och typyta. Kunskap om typytor kan även användas som input för inköpsplanering och uppföljning med hänsyn till behovet av förbrukningsmateriel och frekvens. Där är vi inte riktigt ännu idag i Sverige. Men det kommer inom ramen för integrerade tjänster och hållbarhetsrapportering för green cleaning.


Green cleaning är en av de tio tydligaste trenderna för städbranschen vi har observerat .


Utan uppdaterat och transparent lokalregister för alla parter saknas fast punkt att förhålla sig till. "Det blir som förra gången". Arbetsordrar bemöter vidare den starkaste trenden / nya dynamiska verkligheten för städbranschen: behovsbaserad städning.


Gemensam kalibrering: Vilka ytor kostar mest? Vilka ytor är mest lönsamma?


Avverkningsgraden eller hur lång tid det "bör eller får" ta att städa ett objekt måste baseras på rätt information:

  • relevant frekvens (hur ofta är relevant? fasta eller rörliga tider?)

  • rätt typ av yta (utrustningskrav har en koppling till miljöpåverkan och så kallad green cleaning)

  • rätt kvalitetskrav (instruktion om hur:et)

Ytan i sig varierar inte så ofta. Frekvenser kan justeras . Kvalitetskrav kan variera beroende av säsong och andra extrordinära händelser som en pandemi, en ombyggad osv. När behovet förändras och avtal kalibreras i samförstånd blir dessa frågor relevanta: Vilka ytor kostar mest? Vilka ytor är mest lönsamma? Är det gällande kvalitetskrav och frekvenser fortfarande aktuella?


När kund och leverantör tillsammans räknar ut den totala kostnaden för respektive objekt (och dess karaktär, trägolv) givet frekvens och kvalitetskrav (hur) kan man med lätthet t.ex. identifiera mest kostsamma /lönsamma ytorna . Leverantörern kanske kan kosta på sig att överleverera på kritiska små ytor med medelhög frekvens. Tillsammans kan man kalibrera så att avtalet blir mer skäligt för alla parter. Detta kan man inte utan uppdaterade lokala register. Denna typ av dialog blir alltmer intressant för bägge parter som kanske måste spara pengar och leder till gemensam örnkoll och ökad professionalism mellan inköpare och leverantör.


Vilka totalytor (ytor*frekvens*pris) kommer/kan ersättas med robotar framöver?

Vilka totalytor (ytor*frekvens*pris) ger störst klimatintryck per år (givet städmateriel)?


Levererar du åt dig själv har du inte samma incitament att kalibrera interna avtalet Vi anser att de som lagt ut och digitaliserat är mer professionella, tillsammans! Med tiden kommer köpare och leverantör se vilka ytor som har för hög eller för låg avverkningsgrad. Vi rekommenderar därför en insvängningstid om ett antal månader innan det slutliga avtalet är spikat. Tillsammans får parterna ökad örnkoll, baserad på historisk insikt blandat med realtidsinsikt med utrymme för gemensam simulering sexton veckor framåt.


"Det känns så proffsigt och kul att ha stenkoll. Det känns faktabaserat." - Avistas kund

Frekvensen kan vara densamma men variera när i tiden vilket bör utnyttjas då det driver hållbara scheman


En del ytor skall städas en gång i veckan. Andra ytor kanske skall städas innan kl 0900 varje dag, eller varje onsdag (någon gång). Denna flexibilitet gynnar bägge parter.


Leverantören kan få det ännu lättare att optimeras sina scheman vilket skapar bättre sammanhållna uppdrag, mer kontinuitet för lokalvårdare och därmed högre igenkänningsgrad och trygghet för kunden.


Avistas arbetsordrar är integrerade med schemafunktionen som tillsammans med avvikelsrapportering och tidsregistrering som tillsammans föder kvalitetsuppföljning.


Kodning av uppdrag måste vara supertydlig för att undvika överleverans och bemöta avvikelsrapportering


Vi vet att många lokalvårdare kan ha svårt att tolka instruktioner på svenska i synnerhet men i även i text i allmänhet. Vi vet av erfarenhet att efter en introduktion lär sig de flesta vad de olika kvalitetsnivåerna och typytorna betyder. De kan med lätthet ersättas av symboler. Justeras schemat råder det ingen tvekan om vad som INTE skall göras. Vår uppskattning är att det är cirka 6% övereleverans, man städar för mycket, om inte instruktionerna är tydliga. Lokalvårdaren städar hellre för mycket än för lite för att inte "få skäll" eller motsvarande.


Exempel: En slutkund kanske inte vet om att ordrarna har ändrats och kanske gör en felaktiv avvikelsrapportering som sedan leverantör och inköpare kan bemöta med samma referensdata. Ett missförstånd reds ut och ett vite uteblir. Lokalvårdaren har inte felat.


En slutlig kommentar om hur överleverans och engagemang påverkar nyttokalkyl


Många av de vi talat med som inte digitaliserat sin operativa verskamhet och inte heller kan motivera en sådan resa eftersom "ingen har klagat" har med hög sannolikhet en överleverans. Storleken på denna är ofta i nivå med sjukfrånvaron. Sjukfrånvaro inom städ ligger ofta runt 6%-10 % ! Överleveransen ligger i samma härad, 6 %, för icke digitala.

  • Genom ökad tydlighet på vad som inte skall göras kvalitetsmässigt och / eller frekvensmässigt kan man budgetera t.ex 6 % mindre arbete och tillgodose sina behov med samma sjukfrånvaronivå som idag. Med andra ord eliminerar man kostnaden för vikariat för det som nu inte skall göras längre, det vill säga överleveransen. Detta finansierar digitaliseringen

  • Vidare vet vi att engagerade människor mår bättre, är mindre sjuka och är mer produktiva. Det gäller alla parter, inte bara lolkalvårdare. Under Corona ökade engagemanget hos lokalvårdarna trots tuffare utmaningar. En andel till detta var just att de syntes och blev kommunicerade med sina chefer på daglig basis. Med tydliga digitaliserade uppdrag blir det ökad transparens för vem som gjort vad i realtid. Detta föder kvalitetsuppföljing. Det är engagerande.

  • Det leder oss till en sista synergi från transparent kommunikation: minskad sjukrånvaro som konsekvens av mer hållbara scheman

  • Det sistnämnda ovan ligger inom ramen för alltmer självorganiserande decentrealiserade arbetslag. Oavsett vem som ser till att respektive arbetslag har fullt upp måste denna ha något uppdaterat och transparent att förhålla sig till. Detta något är just skäliga arbetsordrar

  • Vi ser slutligen en trend där köparna förväntar sig att köpa en komplett teknisk lösning för leveransen från leverantören under avtalsperioden, det vill säga integrerade system för egna arbetsordrar och leverantörens arbetschema, vilket är precis det Avista erbjuder.


Fair Play = Fair Expectations (ordrar) + Fair Commitments (schema) + Fair Compensation (lön)


Har du bestämt dig för att ta städ-verksamheten till nästa nivå med digitala arbetsordrar?


Kalibrera uppdraget tillsammans mellan parterna och ge rätt förutsättningar till att utföra ett skäligt uppdrag till ett skäligt pris, varje dag.


Observera att 6 % lägre personalkostnad är en mycket stor siffra


Även 1% lägre överleverans är en mycket stor siffra = 1 % lägre personalkostnad. Vänta inte för längre! Ju tidigare du kommer igång desto tidigare realiseras nyttokalkylen, rationell eller emotionell. Bara denna siffra kan finansiera hela din digitalisering.


Vi fram emot att bli din partner för din fortsatta digitala transformation. Kontakta oss!

- Avista Time


Senaste inlägg

Visa alla

Comments


bottom of page