Alla vill ha mer tid över. Alla mäter inte tiden. Blir det tid över vill man använda den till affärsutveckling eller något annat produktivt som att till exempel "ge tillbaka tiden" (och dess budget) till slutkunden. En del kan tänka sig att göra sig själv överflödig efter digitaliseringsresan. Tiden är bränslet som förbrukas i motorn i den operativa modellen inom städbranschen: tid till förfogande, produktiv tid, ställtid, omställningstid, budgeterad tid, faktureribar tid , avtalad tid, övertid eller tid över. Vad används tiden till? Hur skall den användas på bästa sätt? Förbrukad tid styr pris, budget, lönsamhet, beläggning, faktureringsgrad, avverkningsgrad, arbetstrygghet, kvalitet, bemanning och inte minst klimatet. Produktiv tid styrs vidare av graden av parternas gemensamma skicklighet samt när i tiden och var i rummet den skall användas. Hur kan alla tre parter utnyttja den tillgängliga tiden optimalt i tid och rum utan att sker på bekostnad av någon annan?
Hur tiden skall användas och när sker i överlappet mellan arbetsordrar och scheman. Det finns flera olika trender som tillsammsns påverkar behovet av mer hållbara samt mer flexibla arbetsschema. Vi behöver mer digitala arbetsschema.
Trender och utmaningar som tillsammans skapar en perfekt storm
inflation och prispress gör att det finns mindre utrymme att slarva med tiden för att få full kostnadstäckning
fortsatt digitalisering: branschen är underdigitaliserad vilket gör att den som digitaliserar har en konkurrensfördel (både internt mellan affärsenheter eller externt mellan konkurrenter)
kompetensförsörjning och pensionsavgångar är en utmaning i hela Europa för branschen och gör att det blir viktigare att attrahera, behålla och engagera den personal man har mot skälig ersättning. samt erbjuda bra scheman med hög / bra fakturerbar beläggning som skapar en dräglig levnadssituation för utföraren med skälig ersättning
behovsbaserad städning och intregrerade tjänster ställer krav på flexibilitet i tid och rum utan att påverka gurndscheman samt förväntas leverantören alltmer tillhandahålla digitala lösningar till kunden
lagen om social hållbarhetsrapportering (CSRD/ESRS) kräver att de anställda ha rätt förutssättningar att bemöta behovet av ökad flexibilitet och green cleaning vilket ställer krav på flexibla scheman som måste vara attraktiva annars vill ingen utföra dem med lönsamhet, minimal övertid eller skälig ersättning
ny krav på "minimilön" för invandrad arbetskraft (27 000 sek enl regersingsförslag 2023-10)
...
Leverantören måste kunna anpassa sig efter rörliga och flexibla behov. Köpare och leverantörer måste tillsammans kunna kalibrera scheman, där förväntningar balanseras mot åttagandet, utan det sker på bekostnad av den som skall utföra det.
Resultatet visare sig på bottenraded: Inom budget och/eller lönsamhet men även nöjdare och tryggare slutkund.
Att tänka på
Avista tillhandahåller med fördel färdigintegrerade lösningar för arbetsordrar (fair expectations) såväl som arbetsscheman (fair commitment) och ser tydligt effekten av detta överlapp. Avista arbetsordrar samspelar självklart med andra arbetsscheman från andra leverantörer. De flesta schemaplanerare saknar dock förmåga att erbjuda branschunika arbetsorders. När väl arbetsordrar är digitalt definierade kan denna data optimeras med ett grundschema inklusive geografisk krav för de objekt som skall servas.
Optimering av de bästa rutterna (minskad restid - ökad produktiv tid) och / eller hållbara schema per utförare och arbetslag :
utgå ifrån ett grundschema
simulera 16 veckor framåt
justera i realtid, samma dag, vecka, månad
ha örnkoll under tiden (kunden följer med glädje vad som händer när det händer)
optimera rutter med 20-30 % > tid tillbaka till utförare , eller kund alternativt fler fakturerbara uppdrag
optimera rutter med 20-30 % > minskad klimatpåverkan
optimerade scheman sänker övertid samt ökar produktiv fakturerbar tid med > 20 procentenheter (!) > ökad lönsamhet
Kunden kan analysera vilka ytor som "kostar mest" . Leverantören kan analysera vilka ytor som är "mest lönsamma". Under en övergångsperiod som i början av ett projekt, kan man i tillsammans kalibrera de tre prisdrivande faktorerna ovan avtalet avseende schema och arbetsordrar. Man kan operativt tidigarelägga vissa objekt om andra inte kan betjänas av olika skäl. Detta behov av flexibilitet behov uppenbart under pandemin.
frekvens: hur ofta skall objektet städas? är det relevant? kan vi justera frekvensen ?
kvalitetskrav : avverkningsgrad? stämmer tiden som krävs? kan man kalibrera denna?
typ av yta : stämmer ytan? stämmer klassificeringen?
De senare två är idag väldigt generella men blir efter en tids insvängning digitalt upptaterade till bättre noggrannhet. Vi vet att detta låter som överkurs, men det tål att diskuteras. och det ärgörbart Vi rekommenderar att beakta den enskilde utförarens skicklighet. Alla kanske gör ett bra jobb men ur ett hållbarhetsperspektiv kanske vissa anställda inte har samma förutsättningar i tiden det tar. Detta kanske låter komplext men då hållbara scheman är en bra affär för bägge parter finns utrymme för köparen att tilldela ett bättre pris för en garanterad tid per objekt. Vi har exempel på sådana avtal där vissa utförare underlevererar (tid) där andra överlevererar (tid) till samma kvalitet och pris.
Om man levererar till sig själv då, som flera regioner och kommuner gör?
Om man inte har hållbara (digitala scheman) och/eller tydliga arbetsordrar til sig själv, inom en region, finns det stor risk för överleverans.. Man städar för mycket helt enkelt. Ingen klagar men ingen vet egentligen vad all tid används till. Om det spenderas för mycket tid, när man ändå är mellan två objekt som inte är optimerade nära varandra eller där utföraren (av rädsla) inte vill göra ett dåligt jobb blir det ofta en överleverans. Detta kan ske både av rädsla , dåliga ingångsvärden eller låg skicklighet Ny på jobbet? Tyvärr är det så för en del lokalvårdare i branschen. Det är inte hållbart eller Fair Play.
En region som städar åt sig själv har större sannolikhet av överleverans . Det är ok om personen är fast anställd men det kostar ändå för mycket tid. Men om överleverans är i nivå med sjukfrånvaron, säg 6 % överleverans, kan man minska arbetsordern med samma volym och kvitta det mot kostnaden för sjukfrånvaro.: Men behöver "färre vikarier helt enkelt för dessa 6 %! Behpvsbaserad städning är lika relevant för den som kör i egen regi.
Dessa frågor blir alltmer viktiga med kommande pensionsavgångar, minskad tillgång till arbetskraft (och dess kostnad) samt sänkt budgetutrymme.
Produktivitet och kontinuitet
Utan att delge någon kund hävdar vi att produktiviteten ökar med minst 20-30 procentenheter (!) med hållbara , digitala och synkade scheman och arbetsordrar. Lägg till värdet av mindre personalomsättning, upplevd trygghet av att ha samma personal som återkommer, minskad övertid, mindre stress från städpersonal som helt enkelt får en bättre vardag och bättre privatekonomi.
Check in - check ut
Att checka in och ut på lämpligt stort objekt är viktigt. Att kunna mäta tiden som krävs för
respektive kvalitetsskäl, trygghetsskäl och kalibreringsskäl är viktigt. Är någon eller alla variabler i ekvationen pris = frekvens X avverkningsgrad X yta inte korrekt blir det snabbt missvisande. Är noggrannheten / toleransen på dessa variabler - i siffror-olika blir det också fel i kalkylen. Avverkningsgrad räknas ofte inte med samma noggrannhet som yta. Tål att tänka på.
Har du bestämt dig för att göra skillnad genom att skapa bättre förutsättningar för alla att göra ett bra jobb? Kontakta oss för mer information om hållbara sheman!
- Avista Time